Chuyển đổi sang văn phòng thông minh từ khóa tủ văn phòng thông minh

Khóa tủ văn phòng thông minh chính là bước đầu chuyển đổi từ văn phòng truyền thống nhiều bất tiện sang văn phòng với mô hình thông minh hơn.

Sự phát triển của mô hình văn phòng thông minh

Khi mọi người thấy sự bất tiện trong mô hình văn phòng truyền thống, cũng là lúc họ bắt đầu tìm kiếm những giải pháp thuận tiện, hữu ích và nhanh chóng hơn để thay thế. Và rồi về mô hình văn phòng thông minh cũng xuất hiện, nhờ vào công cuộc đổi mới trong lĩnh vực công nghệ. 

Mô hình văn phòng này chính là sự cải tiến những khuyết điểm và nhược điểm của thế hệ văn phòng trước, bằng cách áp dụng công nghệ kỹ thuật hiện đại vào nội thất, hoạt động thường ngày của công ty.

Mô hình văn phòng thông minh có thể mang lại lợi ích gì ?

Có rất nhiều lý do dẫn đến việc cải tạo văn phòng truyền thống thành mô hình thông minh. Đầu tiên, môi trường cũ đã không còn thích hợp cho lớp nhân viên thế hệ mới nên cần cải tiến để thu hút được nhóm nhân lực trẻ tiềm năng.

Ngoài ra, hiệu suất hoàn thành công việc giảm sút do hệ thống văn phòng chứa nhiều bất tiện, cần thay đổi và tối ưu những quy trình phức tạp.

Nói chung, thay đổi chính là để hoàn thiện hơn những cái cũ xưa, đem lại những lợi ích mới. Vì thế nâng cấp văn phòng hiện tại thành mô hình thông minh là cần thiết, và eLocker sẽ đóng góp vào công cuộc thay đổi đó bằng cách tối ưu hóa quy trình giao nhận thông tin giữa các bộ phận.

eLocker – Điểm bắt đầu cho mô hình văn phòng thông minh

eLocker là tên gọi của một hệ thống tủ khóa với các ổ khóa tủ văn phòng được tích hợp với phần mềm xử lý tinh vi, sở hữu các chức năng vượt trội có thể hỗ trợ công việc vận chuyển thư từ, tài liệu quan trọng giữa các bộ phận một cách nhanh gọn, an toàn, tiện lợi hơn. 

Đây là sản phẩm được gia công bởi SMARTLOCKER. SMARTLOCKER tập trung phát triển các dòng sản phẩm tủ locker với khóa tủ văn phòng thông minh, và eLocker là một trong các sản phẩm của dòng tủ thông minh nổi bật.

Các lợi ích và tính năng ưu việt của eLocker

Tăng tính bảo mật cho các văn kiện nội bộ của công ty

eLocker được quản lý bởi một phần mềm nên hoàn toàn có thể tự động cập nhất và lưu trữ các thông tin khi có người sử dụng tủ, các thông tin được hiển thị như thời gian, danh tính, vị trí ngăn tủ theo thời gian thực.

Nhờ vào phần mềm này mà công ty hoàn toàn có thể tìm ra được danh tính cụ thể của người đã sử dụng tủ đó, điều này đã giúp ích rất nhiều trong việc phòng tránh các trường hợp xấu xảy ra như việc mất tài liệu quan trong.

Không những thế, phần mềm này còn có thể được cài đặt trên nhiều thiết bị khác nhau nên rất tiện lợi trong việc quản lý hệ thống tủ.

 

 khóa văn phòng thông minh

Giao nhận tài liệu mọi lúc

Với phương thức giao nhận thông qua hệ thống tủ trung gian đó có thể giúp tăng năng suất làm việc lên rất nhiều, vì các tập hồ sơ, tài liệu hoàn toàn có thể được chuyển giao ngay cả khi người nhận không có mặt tại công ty trong thời điểm giao nhận đó chỉ với vài thao tác đơn giản trên tủ.

Dưới đây sẽ là các thao tác để thực hiện việc giao nhận của tủ với vai trò là người trung gian.

Trước hết, eLocker sẽ cấp quyền sử dụng cho những nhân viên của công ty thông qua việc đăng ký tài khoản sử dụng trong hệ thống quản lý tủ. Sau đó, mỗi người sở hữu tài khoản sẽ được cấp một chiếc thẻ ID tương ứng với tài khoản đã đăng ký sử dụng tủ.

Quy trình giao tài liệu

Quy trình nhận tài liệu

  • Sử dụng thẻ ID được cấp để đăng nhập vào tài khoản đã được đăng ký trước đó và để sử dụng tủ eLocker.
  • Kế tiếp nhập số điện thoại người nhận để được cấp mã mở khóa tủ, mã OTP để mở tủ sẽ được gửi đi cho người nhận thông qua tin nhắn SMS. 
  • Lựa chọn ngăn tủ còn trống trên màn hình, kích hoạt và mở ra sau đó để giấy tờ vào.
  • Lúc này eLocker sẽ giữ tập tài liệu của bạn cho đến khi có người nhận đến lấy.
  • Điện thoại của người nhận sẽ được gửi đến mã OTP dùng để mở khóa tủ. 
  • Sau đó nhập số điện thoại xác nhận một lần nữa và dùng mã OTP để mở cửa tủ lấy tập tài liệu.
  • Như vậy là tủ đã kết thúc vai trò trung gian của mình.

Có thể điều khiển tủ từ xa, thuận lợi hơn trong việc quản lý 

Ngoài ra, hệ thống tủ eLocker còn sử dụng khóa tủ văn phòng hiện đại nên khi gặp các vấn đề không mong muốn xảy ra công ty có thể điều chỉnh các quyền truy cập của nhân viên thông qua phần mềm quản lý tủ.

Hơn thế nữa, với phần mềm quản lý này công ty hoàn toàn có thể cài đặt thời gian truy cập cho từng tài khoản, để tránh việc nhân viên sử dụng tủ vào mục đích cá nhân.

Sau các thông tin trên mà chúng tôi cung cấp, bạn đã hiểu rõ hơn về công dụng mà eLocker mang đến cho văn phòng thông minh chưa? Nếu bạn có mong muốn mang đến một làn gió mới giúp nâng cấp môi trường làm việc của mình hãy liên hệ với chúng tôi để được tủ vấn kĩ hơn nhé!

Xem thêm: