Blog

Smart Locker Standard tối ưu công tác giao nhận tại văn phòng

Trong môi trường văn phòng, công tác giao nhận thường được diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau như chuyển giao hồ sơ tài liệu giữa các phòng ban hay trao đổi các trang thiết bị, dụng cụ với nhau hoặc giao nhận thư từ, bưu kiện giữa nhân viên công ty và bên ngoài. 

Với sự ra đời của Smart Locker Standard tại thị trường Việt Nam, hứa hẹn sẽ mang đến sự tối ưu trong công tác giao nhận tại các văn phòng hiện nay. Trước hết, hãy cùng Smart Locker đi vào chi tiết về thông tin sản phẩm cũng như cách thức vận hành của giải pháp.

Smart Locker Standard đến từ thương hiệu Smart Locker 

Giải pháp tủ locker thông minh Smart Locker Standard là dòng sản phẩm nâng cấp của tủ eLocker với sự kết hợp của 2 bộ phần chính bao gồm Main Station và Side Unit. Trong đó, nhân viên văn phòng sẽ thao tác với bộ phận Main Station thông qua một trong số các phương thức xác thực khác nhau như Barcode, Fingerprint, thẻ nhân viên tích hợp với chip RFID, Face ID, QR code hoặc Pincode để mở các ngăn tủ ở bộ phận Side Unit.

Giải pháp tủ thông minh Smart Locker Standard

Với sự phối hợp hài hoà giữa đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm và công nghệ tiên tiến 4.0, giải pháp tủ thông minh Smart Locker Standard phân phối bởi Smart Locker đều sở hữu các ưu điểm nổi bật như: 

  • Hệ thống lưu trữ tự động và luôn hoạt động 24/7, đảm bảo sự thuận tiện và tính linh hoạt cho cho người sử dụng
  • Chất liệu cấu tạo nên tủ có thể được làm từ thép cán nguội chất lượng cao hoặc ván gỗ công nghiệp sang trọng 
  • Số lượng và kích thước ngăn được cá nhân hoá theo mong muốn và mục đích sử dụng của khách hàng
  • Sử dụng dễ dàng bằng giao diện người dùng trên màn hình cảm ứng – có thể thay đổi phù hợp với nhu cầu sử dụng
  • Khả năng tích hợp với Smartphone tăng phần tiện ích
  • Phần mềm bền trong tủ có thể tích hợp với hệ thống quản lý chung của công ty

Lợi ích mang lại của giải pháp đối với văn phòng

  • Sự linh hoạt về giờ giấc trong quá trình giao nhận hàng tài liệu hồ sơ, nhận ngay khi không có mặt tại công ty
  • Gạt bỏ thời gian chờ đợi đối với người giao và người nhận 
  • Tạo dựng nên hình ảnh chuyên nghiệp đối với môi trường làm việc và công ty 
  • Đảm bảo năng suất làm việc của mọi nhân viên, tránh làm gián đoạn công việc 
  • Mọi thông tin người nhận và người giao đều được phần mềm bên trong tủ ghi nhận lại và báo cáo lên hệ thống phần mềm quản lý chung của văn phòng giúp tối ưu công tác quản lý  
  • Khả năng đặt trước ngăn tủ sẽ giảm thiểu được tỉ lệ giao nhận thất bại khi không còn ngăn tủ trống

Quy trình vận hành của giải pháp đối với nhu cầu giao nhận 

Nhằm giúp quý đọc giả có cái nhìn khách quan hơn về sản phẩm, Smart Locker sẽ demo về quy trình giao nhận hồ sơ, tài liệu giữa 2 nhân viên văn phòng với các bước như sau: 

A. Quá trình giao 

  1. Đến vị trí đặt tủ Smart Locker Standard và chọn chế độ dành cho nhân viên 
  2. Thực hiện thao tác quẹt thẻ nhân viên đã tích hợp chip RFID lên thiết bị đọc RFID và nhập mật khẩu lên màn hình hiển thị 
  3. Màn hình sẽ hiển thị lên những ngăn tủ đang còn trống, nhân viên chọn ngăn thích hợp và nhấn “Store Material” để ngăn tủ mở ra
  4. Nhân viên đưa hồ sơ tài liệu vào bên trong ngăn tủ và đóng lại
  5. Nhân viên gửi thông tin bao gồm số tủ và mật khẩu đến người nhận

B. Quá trình nhận 

  1. Đến vị trí đặt tủ Smart Locker Standard và chọn chế độ dành cho nhân viên 
  2. Quẹt thẻ nhân viên có tích hợp chip RFID lên thiết bị đọc RFID 
  3. Trên màn hình hiển thị, chọn số tủ và nhập mật khẩu được thông báo bởi người giao 
  4. Ngăn tủ tự động mở ra, nhân viên nhận hồ sơ tài liệu và kết thúc quá trình nhận.

Nhằm đem lại trải nghiệm gửi nhận toàn diện và nhanh chóng nhất, nhân viên văn phòng còn có thể trước đặt ngăn tủ trực tuyến chỉ với chiếc smartphone của mình, rất tiện lợi cho nhu cầu giao nhận giữa văn phòng và bên ngoài. Quy trình được thực hiện với các bước như sau:

I/ Bước đặt tủ

  1. Nhân viên văn phòng đăng nhập vào website mà công ty cung cấp
  2. Hệ thống sẽ kiểm tra các ngăn tủ còn trống và xác nhận gửi mã đặt tủ cho người đặt
  3. Nhân viên gửi mã đặt tủ và hướng dẫn sử dụng cho người giao 

II/ Bước giao 

  1. Người giao hàng nhập mã đặt tủ và số điện thoại người nhận trên màn hình cảm ứng của Smart Locker Standard
  2. Ngăn tủ tự động mở ra, đặt bưu kiện cần gửi vào
  3. Sau khi hoàn tất giao hàng, hệ thống tủ sẽ tự động tạo ra mã OTP nhận hàng và thông báo gửi đến thiết bị di động của người nhận 

III/ Bước nhận 

  1. Người nhận có thể đến khu vực đặt tủ Smart Locker Standard, nhập số điện thoại và mã OTP
  2. Ngăn tủ tự động mở ra và nhận hàng

 

Tham khảo các bài viết liên quan: